La piattaforma Open Square Digital Lake fornisce processi pronti all’uso e testati sul campo per sgravare le aziende dallo scoglio principale nel percorso della Trasformazione Digitale: la formalizzazione dei processi.
Ci occupiamo di fornire servizi mirati in base al settore di appartenenza di ogni singola organizzazione.

Per le aziende manifatturiere

Vi guidiamo nello svolgimento delle seguenti attività:
  • creazione di un nuovo prodotto;
  • brief di processo alimentare;
  • brief di processo chimico-farmaceutico;
  • conferma di richiesta d’acquisto;
  • pagamento fatture passive;
  • approvazione ordine di vendita;
  • invenzione e test di colore e sostanza;
  • disegno, approvazione e qualità nel packaging;
  • allestimento nuova linea produttiva;
  • e molto altro...

Per la Pubblica Amministrazione

Vi guidiamo nella gestione della Pratica attraverso:
  • ingresso richieste protocollate;
  • verifica da parte del Direttore del Distretto;
  • delega alla Segreteria di Distretto;
  • smistamento tra Unità Operative o persone;
  • ricerca, job specialist, consultazione documentale precedente, verifica pratiche precedenti;
  • redazione e firma relazioni;
  • invio percorso inverso al Direttore del Distretto;
  • protocollazione;
  • spedizione relazione agli Enti Estermi;
  • conservazione a norma della pratica e documenti fascicolati.

Le componenti

La Fatturazione Elettronica
La fatturazione non è più l’emissione di una “pezza giustificata”: è necessario affrontare nuove modalità di relazione inter-aziendale.
Ricondurre l’emissione della fattura ad uno standard unificato e trasversale offre accesso a strumenti ready-made, un mercato del lavoro già formato.
Grazie ad Open Square è possibile arricchire il formato di interscambio di quelle  informazioni che concretizzano la fattura: ad esempio documenti di trasporto, schede tecniche di sicurezza, brief di processo.
Le fatture rientrano nel processo informativo e decisionale dell’azienda grazie alla facile ricercabilità, disponibilità e fruibilità.
Rilascio di un documento
La produttività individuale nella Digital Workplace è orientata alla produzione privata e sincrona (o semi-sincrona) di knowledge.
Affinché i documenti entrino a far parte della knowledge strutturata dell'azienda è necessario un momento di rilascio, che determina la delivery del documento a tutte le figure di interesse. 
Dalla Digital Workplace è possibile completare tutti i campi necessari per rilasciare il documento e successivamente reperirlo all’interno dell’Archivio Documenti.
Pubblicazione della posta
La posta è uno strumento di comunicazione privato e de-strutturato.
Come la storia ha dimostrato, la posta si è affermata come canale principe per la condivisione delle informazioni interne ed esterne al sistema azienda.
Pertanto non possiamo evitare di trattare queste informazioni alla stregua di altri contenuti tradizionalmente strutturati. Le mail devono poter essere consolidate, catalogate, archiviate, rilasciate, pubblicate — e quindi ricercabili, disponibili, raggiungibili.
Si pensi ad esempio ad una mail di resoconto di una riunione interna, nella quale vengono descritte le decisioni prese e vengono assegnati compiti e responsabilità.
È evidente come il contenuto del messaggio rappresenti un valore aziendale da non disperdere: è knowledge.
Ora grazie a Open Square è possibile salvare il contenuto della mail in un Documento.
Classi documentali
Al centro di un sistema di gestione e manutenzione del knowledge risiede la definizione dei modelli e delle classi informative.
Alcune tipologie documentali possono essere estrapolate dalla letteratura, ma è naturale che ciascuna azienda abbia le proprie specificità. Per questo la definizione delle classi documentali è resa disponibile ed usabile direttamente agli utenti finali (ma non necessariamente agli operatori).
Questa fase è quella che inizia il processo di arricchimento delle informazioni e getta le basi per i processi di ricerca e accesso futuri.
Capture
Il viaggio verso la Trasformazione Digitale non può che portare ad abbandonare la rappresentazione “paginata e stampabile” cui siamo abituati da secoli di processi cartacei.
Ma il percorso verso il mondo ideale deve scendere a compromessi con la realtà: la complessità organizzativa (e la disciplina del Change Management) richiede di rispettare la naturale resistenza al cambiamento e di affiancare la digitalizzazione ai canali tradizionali, anche se non più privilegiati.
È in questo ambito che l'acquisizione dei documenti diventa la pietra angolare su cui fondare la propria Trasformazione Digitale.
  • Physical Capture
    I documenti ricevuti tramite fax o posta ordinaria vengono inseriti manualmente in un sistema gestionale (Open Square ERP o altri) che permette la stampa e l’apposizione dell’etichetta. I documenti verranno poi scansionati massivamente.
  • Digital Capture
    I documenti ricevuti tramite posta elettronica o posta elettronica certificata vengono inseriti in un sistema gestionale (Open Square ERP).
Monitoraggio
Il solo fatto di spostare i processi da analogico a digitale comporta dei vantaggi.
Quello più evidente è la possibilità di affrontare politiche di miglioramento continuo a basso sforzo. Le attività discrete dei collaboratori possono essere aggregate in sintesi di andamento complessivo.
Il monitoraggio diventa la chiave di volta per l'incremento della performance aziendale, anche secondo la famosa citazione:
«Non puoi migliorare ciò che non misuri» (Peter Drucker)

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